Отдых по расписанию: как рассчитываются отпускные
Как уйти в отпуск
Каждый работник имеет право ежегодно брать отпуск. В компаниях составляются графики отпусков, причем делается это за две недели до начала нового календарного года — то есть во второй половине декабря. Таким образом, сотрудники уже в декабре знают, в какие даты будут отдыхать в следующем календарном году.
Когда придет время отпуска, работодатель еще раз предупредит об этом — за две недели до его начала. Заявления писать не нужно: они пригодятся только в том случае, если ваш отпуск пойдет не по графику.
Ежегодный отпуск сотрудника будет оплачивать работодатель. Однако размер выплат — отпускных — за этот период не будет равен зарплате: его рассчитывают на основе совокупных рабочих доходов, включая оклад, надбавки и премии.
Отпускные — не дополнительные доходы и не идут сверх обычного заработка. Поэтому сотрудник не получит зарплату за проведенные в отпуске дни, но перед этим работодатель обязан выплатить ему отпускные.
Сколько можно отдыхать
По Трудовому кодексу Российской Федерации сотрудникам положены 28 календарных дней отпуска каждый год, которые оплачивает работодатель. Уйти отдыхать можно через полгода работы после оформления в штат. Однако можно договориться и взять отпуск раньше этого срока.
Отпуск можно разбить на части по договоренности с работодателем, но один раз в год сотрудник должен отдыхать не менее 14 дней. Минтруд России не рекомендует дробить отпуск на слишком короткие периоды, иначе отведенного времени будет недостаточно для восстановления сил.
Помимо этого, по трудовому законодательству России работодатель обязан предоставлять отпуск своим сотрудникам не реже, чем раз в два года. Иначе компанию могут привлечь к ответственности, даже если сотрудник не уходил в отпуск по собственной инициативе.
Работника могут отозвать из отпуска, но он может воспользоваться неиспользованной частью отдыха в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить ее к отпуску за следующий год.
Работодатель не имеет права вызывать из отпуска:
несовершеннолетних работников;беременных сотрудниц;занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
Кому положен отпуск больше 28 дней
Некоторым категориям граждан, а также сотрудникам с особыми условиями труда положены более длинные отпуска. Есть два вида "расширения" отдыха — удлиненный ежегодный основной отпуск и ежегодный дополнительный отпуск.
Удлиненный отпуск — это когда основной отпуск расширяется до большего количества дней. Он предоставляется:
людям с инвалидностью на 30 дней;несовершеннолетним работникам на 31 день;научным работникам вузов, занимающим штатные должности и имеющим ученую степень доктора наук, на 48 дней, а кандидатам наук — на 36 дней;работникам, выполняющим научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, на 49 или 56 дней;врачам, осуществляющим диагностику и лечение больных ВИЧ, на 36 дней;госслужащим государственной гражданской службы на 40–45 дней;педагогам на 42–56 дней и другим.
Отпуск можно взять только по одному из перечисленных оснований, суммировать время нельзя — нужно выбрать только один вариант. К примеру, если человек с инвалидностью работает научным сотрудником и имеет степень кандидата наук, то сможет взять либо 30, либо 36 дней отпуска.
Также есть ежегодный дополнительный отпуск. Это "прибавка" к основным 28 дням отдыха для сотрудников, которые:
заняты на работах с вредными и/или опасными условиями труда;имеют ненормированный рабочий день по трудовому договору;работают в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним областям;работают спортсменами или тренерами.
Этими категориями круг профессий не ограничивается: любой работодатель может самостоятельно установить в организации дополнительные отпуска для своих сотрудников. Это предусмотрено статьей 116 Трудового кодекса РФ.
Как рассчитать доступные дни отпуска
Работникам не сразу доступны все 28 дней отпуска — они накапливаются постепенно. В среднем в месяц получается 2,33 дня отдыха. А если сотрудник отработал не весь календарный месяц, то расчет проводится по-другому.
Если сотрудник работал более половины месяца, то период учтется в полном объеме.Если сотрудник отработал менее половины месяца, то дни отпуска за него не начисляются.
Чтобы понять, сколько дней отпуска доступно сотруднику на текущий момент, нужно умножить число полностью отработанных месяцев на коэффициент 2,33.
Доступные дни отпуска = Число отработанных месяцев × 2,33
Предположим, что сотрудник работал в компании с 3 августа 2024 года и решил взять отпуск с 6 апреля 2025 года на все доступное ему время. Для расчета необходимо умножить коэффициент на число месяцев, которые он отработал или полностью или не менее половины. Так как сотрудник отработал меньше половины апреля, в расчете он учитываться не будет. Итого получится вот так:
2,33 × 8 = 18,64
От полученного показателя берется целое число — без учета десятых, сотых и так далее. Поэтому сотрудник сможет уйти в отпуск на 18 дней.
Что такое расчетный период
Как уже говорилось ранее, сотруднику во время отдыха работодатель будет выплачивать отпускные. Они будут приравниваться к среднему дневному заработку. Для расчета последнего проводятся несколько действий:
Определяется расчетный период.Подсчитывается количество отработанных дней за расчетный период.Подсчитывается средний дневной заработок.
Расчетный период отпускных — 12 полных календарных месяцев до момента, когда работник планирует отдыхать. К примеру, если отпуск начинается 4 октября 2025 года, расчетным будет период с 1 октября 2024 года по 30 сентября 2025 года.
Если сотрудник работает в штате менее года, будет учитываться период с первого дня работы. В некоторых трудовых договорах могут быть предусмотрены иные условия расчета, но они не должны ухудшать положение сотрудников и противоречить трудовому законодательству Российской Федерации.
Расчетный период может быть отработанным не полностью: это случается, если сотрудник болел, уезжал в командировку, уходил в отпуск, был в декрете или если были периоды простоя в работе по вине работодателя или по независящим от него и сотрудника причинам.
Как посчитать количество отработанных дней
Далее для определения среднего дневного заработка и, соответственно, отпускных, нужно подсчитать количество отработанных дней за расчетный период. В среднем в месяце учитывается 29,3 дня. Это связано с тем, что в этом показателе не учитываются праздничные дни — они не оплачиваются и не могут быть включены в отпуск.
В России официальными праздничными днями считаются:
новогодние каникулы (1, 2, 3, 4, 5, 6, 8 января);Рождество (7 января);День защитника Отечества (23 февраля);Международный женский день (8 марта);Праздник Весны и Труда (1 мая);День Победы (9 мая);День России (12 июня);День народного единства (4 ноября).
Поэтому число 29,3 получается так:
(365 – 14) / 12 = 29,25, что округляется в большую сторону
Чтобы найти количество дней, отработанных за расчетный период, необходимо умножить показатель 29,3 на число месяцев, которые отработал сотрудник. Затем полученный результат складывают с числом календарных отработанных дней в тех не полностью отработанных месяцах.
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью
Если надо определить количество отработанных дней в месяцы, на которые пришлись периоды нетрудоспособности или поездки, то расчет будет проводиться иначе. Нужно показатель 29,3 разделить на общее число дней месяца, который был отработан не полностью. После надо умножить результат на количество дней, которые сотрудник отработал в таком месяце.
Количество дней в месяцах, отработанных не полностью = 29,3 / общее количество дней в месяце × (общее количество дней в месяце – количество неотработанных дней)
Как рассчитать средний дневной заработок
Предпоследний шаг на пути к расчету отпускных — определение среднего дневного заработка. Для этого надо найти общий доход за расчетный период и разделить его на число отработанных дней за расчетный период.
Средний дневной заработок = доход за расчетный период / количество отработанных дней
В общий доход входят следующие выплаты:
заработная плата за 12 месяцев расчетного периода;все премии и надбавки, выплаченные за это время.
Стоит отметить, что в совокупный доход за расчетный период не входят:
больничные;командировочные;ранее выплаченные отпускные;декретные и некоторые другие подобные выплаты.
Как рассчитываются отпускные
После проведения вычислений расчетного периода, количества отработанных дней и среднего дневного заработка можно наконец определить размер отпускных. Для этого нужно решить следующее уравнение:
Средний заработок за расчетный период × дни отпуска = отпускные
Приведем пример такого расчета. Предположим, что Варвара Петровна, которая зарабатывает 60 тыс. рублей в месяц, хочет уйти в отпуск с 6 по 27 августа 2025 года. Расчетным будет считаться период с 1 августа 2024 года по 31 июля 2025 года.
В феврале Варвара Петровна брала больничный на 15 дней, поэтому месяц отработан не полностью. Она получила компенсацию в размере 9 тыс. рублей, а ее зарплата в том месяце составила 45 тыс. рублей. Также она получила годовую премию в декабре в размере 50 тыс. рублей. Чтобы рассчитать отпускные Варвары Петровны, нужно:
1. Узнать количество отработанных дней в расчетный период.
Варвара Петровна проработала 11 полных календарных месяцев. Чтобы посчитать число календарных дней за это время, необходимо умножить число месяцев на среднее число дней в месяце.
29,3 × 11 = 322,3
После нужно посчитать, сколько дней она отработала в феврале.
29,3 / 28 × (28 – 15) = 13,6
Далее показатели складываются, и получается результат — количество отработанных дней в расчетный период.
322,3 + 13,6 = 335,9
То есть за весь расчетный период Варвара Петровна отработала 335,9 дней. В этом показателе учитываются выходные, ведь в период отпуска их тоже оплачивает работодатель.
2. Провести расчет среднего дневного заработка.
Для определения этого показателя надо сперва определить общий доход за расчетный период. Чтобы сделать это, необходимо умножить зарплату Варвары Петровны на число полностью отработанных месяцев, входящих в расчетный период, прибавить сумму премии и суммировать с зарплатой работника за февраль без учета больничных.
60 000 × 11 + 50 000 + 45 000 = 755 000
Для того чтобы найти средний дневной заработок за расчетный период, необходимо разделить общий доход на число отработанных дней.
755 000 / 335,9 = 2 247,7
3. Посчитать сами отпускные.
Варвара Петровна хочет уйти в отпуск с 6 по 27 августа 2025 года — это 22 дня. Тогда отпускные на 22 дня будут рассчитаны так:
2 247,7 × 22 = 49 449,4
Именно такую сумму получит Варвара Петровна перед уходом в отпуск.
Как выплачиваются отпускные
Отпускные должны быть перечислены сотруднику минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, деньги переводят заранее. А еще работодатель вправе выплатить их досрочно по собственной инициативе, если это предусмотрено в компании.
Отпускные никогда не сгорают: к примеру, при увольнении сотрудник получит выплаты за все накопленные дни отдыха. Процесс происходит автоматически, какие-либо заявления сотрудника для этого не требуются.
Для расчета выплаты за неотгулянные отпускные средний дневной заработок человека умножают на число оставшихся отпускных дней. Средний доход рассчитывается по той же формуле, что и при расчете отпускных. К примеру, сотруднику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год: общее доступное ему число дней отпуска составляет не менее 28.
Как рассчитывают отпускные при повышении зарплаты или должности
Отпускные выплаты будут выше, если за расчетный период вам повысили зарплату. Тогда средний дневной заработок после повышения зарплаты будет рассчитываться уже по более высокой зарплате, а при подсчете за период до повышения размер зарплаты умножат на повышающий коэффициент.
Повышающий коэффициент = новый размер зарплаты / старый размер зарплаты
Разберемся на примере. Если Варвара Петровна получала 60 тыс. в месяц, а с января в ее подразделении всем повысили зарплату до 80 тыс., то при уходе в отпуск в апреле расчетным будет являться период с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего.
Период с повышенной зарплатой (январь — март) учтется как обычно, а зарплату в 60 тыс. при подсчете отпускных умножат на повышающий коэффициент. Чтобы найти этот показатель, необходимо разделить размер повышенной зарплаты (80 тыс.) на изначальный заработок (60 тыс.). В этом случае повышающий коэффициент будет равен 1,5.
80 000 × 3 + 60 000 × 1,5 × 9 = 1 050 000
Соответственно, общий заработок сотрудника без учета премий и иных выплат составит 1,05 млн рублей. А дальше уже вычисляется средний заработок за расчетный период, который умножается на дни отпуска. Также за время расчетного периода сотрудника могут перевести на другую должность или повысить. Его зарплата изменится, но повышающих коэффициентов тут не предусмотрено — это не просто повышение зарплаты. Поэтому при расчете отпускных отдельно учтут доход на обеих должностях.
Когда выгоднее всего уходить в отпуск
Наиболее выгодно брать отпуск в месяцы с большим числом рабочих дней. Периоды, на которые приходятся государственные праздники, невыгодны, так как они не включаются в число дней отпуска, заработная плата за них не начисляется. К примеру, при выходе в отпуск в январе или мае сотрудник может потерять до 20% дохода.
Один из самых выгодных месяцев для отдыха — декабрь. На него практически не попадают нерабочие дни, а в начале января начинаются новогодние каникулы, которые в период отпуска не входят. То есть работник продолжит отдыхать после окончания отпуска во время праздничных дней.